Todo Sistema de Gestión de Documentos y Archivos debe contar con cuatro (04) aspectos fundamentales:
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El Sistema de Archivos, conformado por un conjunto de unidades de información archivísticas (archivos), que trabajan de forma concatenada y con un objetivo en común, coordinados por una unidad administrativa (Archivo General) que establezca parámetros, lineamientos y procesos de trabajo normalizados
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Herramientas normativas, de la organización y del sistema de archivos que delimiten, definan y normen las actividades que han de realizarse
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Herramientas funcionales o lineamientos técnicos archivísticos que delimiten las metodologías, procesos y actividades archivísticas que se realizan en la organización.
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Herramientas operativas compuesto por un sistema de capacitación en materia archivística y de difusión de lineamientos e información archivística
El Sistema de Archivo de la Facultad de Ciencias está conformado por un grupo de servicios de información archivísticos (archivos), que de forman colaborativa establecen políticas relacionadas con la gestión de documentos.
Organigrama Funcional Propuesto (Aún sin aprobar)
Su consolidación se fundamenta en la búsqueda de soluciones efectivas hacia el ahorro de recursos en la adquisición de materiales y equipos especiales para los archivos, la capacitación del recurso humano, así como del establecimiento de lineamientos técnicos que apoyen la normalización registro, control, transferencia, identificación, valoración, clasificación, ordenación, descripción, selección, eliminación, preservación, conservación, automatización y digitalización del patrimonio documental de esta facultad. Dicha estructura no obedece a una jerarquía delegada de coordinación y supervición, ya que por ejemplo la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos no está adscrita al Departamento de Documentación, Información y Archivos, sino al Decanato, pero la misma realiza labores de Gestión Documental.
Para cumplir con este trabajo colaborativo, se han identificados los nombres de las personas que se encargan de los diferentes archivos de la facultad, estableciendo medios de comunicación, lo que permite detectar necesidades tanto desde el punto de vista técnico-archivístico como de capacitación y asesoramiento. En este sentido el sistema se sustenta un importante herramienta operatva: el cuadro de interlocutores.
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