• Reconocer la importancia del archivo universitario como unidad académico-administrativa que responda y apoye la toma de decisiones, la investigación, docencia, extensión. Todo ello tendiendo a asumir la integración de un Sistema Universitario de Archivo de la UCV, reglamentado y articulado con el Sistema Nacional de Archivo coordinado por el Archivo General de la Nación.
• La Dirección de Archivo Central coordinará el Sistema de Archivo de la UCV, apoyado por una Comisión Técnica encargada de dictar las pautas en la materia.
• Asumir la consolidación del Sistema de Archivo Universitario conformado por, archivos de gestión, archivos administrativos, generales o intermedios (dependencias centrales y/o facultades) e históricos, incluyendo archivos textuales, archivos de propiedad intelectual, archivos académicos o de controles de estudio, archivos de históricas médicas y archivos especiales (audiovisuales, microfilm, planos y mapas y magnéticos) dentro de los parámetros organizativos y reglamentados indicados en el punto 1.
• Unificar los criterios de organización técnica de los repositorios documentales de la UCV, a través de la aplicación de operaciones archivísticas modernas (producción, clasificación, ordenación, selección, expurgo-desincorporación, descripción, traslado y transferencia), así como el rescate, la preservación y conservación del patrimonio documental; todo ello sobre la base del desarrollo de instrumentos reglamentarios y de un manual de normas y procedimientos.
• Diseñar un programa para el rescate del patrimonio documental de la UCV que se encuentra en inadecuadas condiciones de conservación y preservación en depósitos de documentos dispersos sin ningún tipo de organización técnica.
• Capacitar y estimular al recurso humano que labora en los archivos, a través de programas de formación y adiestramiento que impulsen su preparación técnica y/o profesional.
• Proponer la construcción de la sede, con diseño y ubicación adecuada para el funcionamiento de la Dirección de Archivo Central y el Archivo Histórico de la Universidad Central de Venezuela.
• Incorporar el uso de las tecnologías de información y comunicación (TIC), tomando en cuenta la factibilidad técnica y operativa en los diversos procesos que implican la gestión documental.
• Elaborar indicadores de gestión (control, acceso, uso y gasto), orientados al desarrollo de proyectos-programas y a la correspondiente rendición de cuentas y memorias de gestión.
• Gestionar ante las autoridades e instancias competentes la disponibilidad de recursos presupuestarios suficientes para la ejecución de los proyectos y programas contemplados en las políticas enumeradas en este documento.

PROPUESTA DE POLITICAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA (AUN SIN APROBAR)

1. Se han de considerar a los documentos recibidos y producidos por la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela como su patrimonio documental en función de su importancia como testimonio de la realización de las actividades, fuentes de información y elementos fundamentales para la toma de decisiones.
2. Diseñar, dotar, mantener y reglamentar para toda la Facultad de Ciencias de la UCV un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos (SIGEDA) que se encargue de coordinar los diferentes procesos inherentes a la gestión de los documentos.
3. Fortalecer la calidad institucional a través del levantamiento, registro, simplificación, documentación y difusión de los procesos.
4. Se dispondrá de una herramienta informática (gestor documental) para la gestión ágil y eficiente de los procesos documentales y demás recursos para su implementación, seguimiento y mejora.
5. Se deberá contar con un sitio web actualizado, dinámico y normalizado que de acceso a la comunidad a la información institucional y a todos los sistemas y servicios que se ofrecen.
6. Los sistemas de información y bases de datos diseñados y utilizados en la facultad, deberán facilitar la interoperabilidad de datos con otros sistemas, procurando, la protección de los datos de carácter personal y la intimidad de las personas, la salvaguarda de los registros de la organización, y los derechos de propiedad intelectual.
7. Se ha de diseñar y mantener un sistema de información para el seguimiento de la realización de los trámites a objeto que la comunidad pueda conocer el estatus de sus solicitudes, a la vez de realizar correctivos a fin de mejorar la prestación de los servicios institucionales.
8. El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos diseñará y aplicará directrices, lineamientos y herramientas técnicas para el adecuado tratamiento de los documentos en todas las oficinas y archivos de la facultad.
9. El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos velará por la correcta gestión del Archivo General, Archivo Histórico, Centro de Documentación e Información Administrativa y los Archivos Administrativos y de Gestión del Decanato, Consejo de Facultad, Coordinaciones, Escuelas, Institutos y demás archivos de las dependencias que conforman dicha facultad.
10. Todos los archivos de la Facultad de Ciencias han de contar con espacio físico suficiente y acondicionado para resguardar, conservar y preservar el patrimonio documental
11. El personal que labora en los archivos ha de contar con todos los implementos necesarios para tratar técnicamente los documentos, así como resguardar su salud a través de implementos de seguridad industrial
12. Cada dependencia de la Facultad designará un responsable del manejo de los archivos administrativos y de gestión de su competencia.
13. El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos elaborará y mantendrá un cuadro con los nombres de los responsables de la gestión de documentos en las distintas dependencias de la facultad .
14. Los responsables de los archivos de las dependencias de la facultad, deberán velar por la correcta aplicación en sus dependencias de las políticas, lineamientos, herramientas y normas establecidas.
15. Todos los documentos producidos y/o recibidos en la Facultad de Ciencias deberán ser objeto de una valoración a fin de establecer sus plazos de conservación, sea esta temporal o permanente o en dado caso su eliminación.
16. La selección y eliminación de documentos deberá ser precedida de un proceso de evaluación de los documentos a ser eliminados y de la elaboración de las respectivas actas de eliminación en función del cumplimiento de la legislación nacional e institucional en dicha materia.
17. Normalizar y difundir los diversos tipos documentales que se generan a partir del estudio de los procesos administrativos, los requerimientos en materia de información, y la aplicación del Manual de Imagen Institucional, a fin de crear documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles.
18. Preparar y aplicar un Programa de Preservación y Digitalización de Documentos Vitales.
19. Fortalecer la formación del recurso humano a través de un Programa de Capacitación y Adiestramiento en todo lo concerniente a la gestión de documentos, automatización y mejoramiento de la calidad y arraigo institucional, tanto de forma presencial como virtual.
20. Las estrategias para el desarrollo del Sistema de Gestión de Documentos y Archivo deberán estar inmersas dentro de los Planes Operativos Anuales de la Facultad de Ciencias.
21. Establecer indicadores de gestión que permitan realizar una evaluación y auditoria permanente de las actividades del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos.