CATALOGO DE SERIES DOCUMENTALES
Algunos aspectos teóricos
Según Pérez y Romero (2010), la organización
de los documentos sólo puede ser efectiva si se basa en un conocimiento profundo de
la institución productora, de su estructura orgánica y de su régimen competencial. Sólo
de esta manera se puede abordar con éxito los estudios de identificación y valoración
de las series que ha producido. Además con estos estudios es posible en palabras de
Ruíperez (2007) “realizar una precisa descripción (especialmente de la serie), una
adecuada valoración de cara a su selección y expurgo, distinguir el régimen de acceso,
y facilitar una buena difusión de la información…” (p. 3) Los estudios de identificación y
valoración de series documentales, requieren un gran esfuerzo y preparación, ya que,
se aplica a través de una metodología, que da como resultado la elaboración de Fichas
de Identificación y Valoración de Series Documentales.
Para identificar y valorar una serie documental
han de seguirse los siguientes pasos metodológicos, a los cuales se les han incluido su aplicación, a fin que el lector pueda conocer de una vez el resultado de esta función técnica archivística:
- Identificación del organismo productor y sus competencias comunes y no
comunes
- PLANIFICACIÓN, GOBIERNO Y ORGANIZACIÓN
- GESTION DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES
- RELACIONES PÚBLICAS E INTERINSTITUCIONALES
- GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
- GESTIÓN DE LOS RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y ECONÓMICOS
- GESTIÓN DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES
- GESTIÓN DE LOS RECURSOS ACADÉMICOS
- GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
- GESTION DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS A LA COMUNIDAD Y EXTENSIÓN
- LEGISLACIÓN Y ASUNTOS JURÍDICOS
- Identificación de unidades administrativas, funciones y procesos que se ejecutan
a partir del cumplimiento de las competencias del organismo productor
- Análisis de los procesos y procedimientos administrativos que se ejecutan en
cada una de las unidades administrativas para cumplir sus funciones
determinando los tipos documentales que se producen en cada uno de ellos
- Normalización de los tipos documentales
- Denominación de las series documentales
- Cuadro de Clasificación de Documentos
- Valoración de la serie
- Llenado de la ficha de identificación y valoración de series documentales
- Consolidación del catálogo general de series documentales
Jiménez (2003), señala que las series documentales “se encuentran
integradas por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y
procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados
por el mismo tipo documental que también responden a unos asuntos similares,
generando como resultado una información seriada”. (p. 20).
Peis (2006), establece que para identificar el desarrollo de las series documentales se
deben estudiar, los organismos, instituciones o empresas como primer paso,
seguidamente sus competencias, sus funciones y órganos administrativos, luego se
debe realizar la identificación o estudio de las actividades de estos para de este modo
llegar al tipo documental que se produce e identificar la serie documental.
Catálogo de series denominadas, identificadas y valoradas:
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