Todo Sistema de Gestión de Documentos y Archivos debe contar con cuatro aspectos fundamentales: el Sistema de Archivo, herramientas operativas, herramientas funcionales y herramientas normativas, de las cuales se derivan los lineamientos técnicos archivísticos que delimitan las metodologías, procesos y actividades archivísticas que se realizan en la organización.
El Departamento de Documentación, Información y Archivo de la Coordinación Administrativa de la Facultad de Ciencias de la UCV, ha realizado un estudio de funciones y herramientas funcionales del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos, para las cuales se proponen los siguientes lineamientos archivísticos:
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Código |
Proceso Archivístico |
Lineamiento |
1 |
SIGEDA-LIN-01-01 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelos de cajas especiales para el almacenamiento temporal y permanente de documentos
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2 |
SIGEDA-LIN-01-02 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelos de carpetas especiales |
3 |
SIGEDA-LIN-01-03 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de estanterías metálicas y archivos rodantes |
4 |
SIGEDA-LIN-01-04 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de separadores metálicos |
5 |
SIGEDA-LIN-01-05 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de cinta PVC para la instalación de planos |
6 |
SIGEDA-LIN-01-06 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de etiquetas para biblioratos |
7 |
SIGEDA-LIN-01-07 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de etiqueta para expedientes de Recursos Humanos |
8 |
SIGEDA-LIN-01-08 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de etiquetas para comunicaciones oficiales (Correspondencia) |
9 |
SIGEDA-LIN-01-09 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de etiquetas para cajas inventariadas |
10 |
SIGEDA-LIN-01-10 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de etiquetas para expedientes de convenios interinstitucionales |
| 11 |
SIGEDA-LIN-01-11 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de etiquetas para expedientes de documentos legales |
11 |
SIGEDA-LIN-01-12 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de identificadores de archivo |
12 |
SIGEDA-LIN-01-13 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de etiquetas para identificar cotas y etiquetas de documentos del Centro de Documentación Administrativa |
| 13 |
SIGEDA-LIN-02-01 |
Análisis Documental y lenguajes controlados |
Denominación de descriptores |
| 14 |
SIGEDA-LIN-03-01 |
Asesorías Técnicas |
Pautas para la realización de estudios diagnósticos archivísticos |
| 15 |
SIGEDA-LIN-05-01 |
Automatización y Digitalización |
Pautas para la digitalización de documentos |
| 16 |
SIGEDA-LIN-05-02 |
Automatización y Digitalización |
Parámetros para el establecimiento de metadatos de documentos de archivo |
17 |
SIGEDA-LIN-07-01 |
Clasificación Documental |
Clasificación de documentos de archivo |
18 |
SIGEDA-LIN-08-01 |
Conservación y Preservación |
Control de las condiciones ambientales y de seguridad de los espacios y depósitos de archivo |
19 |
SIGEDA-LIN-08-02 |
Conservación y Preservación |
Limpieza de documentos y espacios físicos de los archivos |
| 20 |
SIGEDA-LIN-08-03 |
Conservación y Preservación |
Equipos de protección para el personal que labora en los archivos |
| 21 |
SIGEDA-LIN-08-04 |
Conservación y Preservación |
Señalización de depósitos de documentos de archivo |
| 22 |
SIGEDA-LIN-08-05 |
Conservación y Preservación |
Equipos deshumificadores y purificadores de aire |
| 23 |
SIGEDA-LIN-09-02 |
Control de la Gestión e Indicadores |
Diseño y mantenimiento de indicadores de gestión |
| 24 |
SIGEDA-LIN-11-01 |
Denominación, Identificación y Valoración de Series Documentales |
Metodología para la denominación, identificación y valoración de series documentales |
| 25 |
SIGEDA-LIN-13-01 |
Mejoramiento de los procesos y calidad |
Levantamiento y registro de procesos |
| 26 |
SIGEDA-LIN-13-02 |
Mejoramiento de los procesos y calidad |
Simplificación de los procesos |
| 27 |
SIGEDA-LIN-15-01 |
Ordenación Documental |
Ordenación cronológica y alfanumérica de expedientes a partir de la aplicación del Cuadro de Clasificación en archivos de gestión |
| 28 |
SIGEDA-LIN-15-02 |
Ordenación Documental |
Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Docentes |
| 29 |
SIGEDA-LIN-15-03 |
Ordenación Documental |
Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Docentes (versión sencilla) |
| 30 |
SIGEDA-LIN-15-04 |
Ordenación Documental |
Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Profesionales, Administrativos, Técnicos, de Servicio y Obrero |
| 31 |
SIGEDA-LIN-15-05 |
Ordenación Documental |
Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Profesionales, Administrativos, Técnicos, de Servicio y Obrero(versión sencilla) |
| 32 |
SIGEDA-LIN-15-06 |
Ordenación Documental |
Ordenación alfanumérica de expedientes de Recursos Humanos |
| 33 |
SIGEDA-LIN-15-07 |
Ordenación Documental |
Ordenación alfanumérica de Planos |
| 34 |
SIGEDA-LIN-15-08 |
Ordenación Documental |
Ordenación numérica de cajas transferidas al archivo central |
| 35 |
SIGEDA-LIN-15-09 |
Ordenación Documental |
Ordenación cronológica y numérica de expedientes y documentos administrativos y presupuestarios |
| 36 |
SIGEDA-LIN-16-01 |
Políticas Institucionales de Información |
Políticas de Archivo de la Universidad Central de Venezuela |
| 37 |
SIGEDA-LIN-16-02 |
Políticas Institucionales de Información |
Políticas de gestión de documentos de la Facultad de Ciencias de la UCV |
| 38 |
SIGEDA-LIN-17-01 |
Registro, Control y Descripción |
Transferencia de documentos instalados en cajas al Archivo General |
| 39 |
SIGEDA-LIN-17-02 |
Registro, Control y Descripción |
Recepción de documentos instalados en cajas transferidos al Archivo General |
| 40 |
SIGEDA-LIN-17-03 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario de cajas transferidas al Archivo General |
| 41 |
SIGEDA-LIN-17-04 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en registro de cajas transferidas al Archivo General |
| 42 |
SIGEDA-LIN-17-05 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario de expedientes de Recursos Humanos |
| 43 |
SIGEDA-LIN-17-06 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario de documentos y expedientes administrativos y presupuestarios |
| 44 |
SIGEDA-LIN-17-07 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario del Centro de Documentación Administrativa |
| 45 |
SIGEDA-LIN-17-08 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario de planos |
| 46 |
SIGEDA-LIN-17-09 |
Registro, Control y Descripción |
Calendario de transferencias documentales |
| 47 |
SIGEDA-LIN-17-10 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en registro único de entrada y salida de comunicaciones oficiales |
| 48 |
SIGEDA-LIN-17-11 |
Registro, Control y Descripción |
Siglas de unidades administrativas para el control documental |
| 49 |
SIGEDA-LIN-17-12 |
Registro, Control y Descripción |
Embalaje de documentos |
| 50 |
SIGEDA-LIN-17-13 |
Registro, Control y Descripción |
Sellos del Departamento de Documentación, Información y Archivo |
| 51 |
SIGEDA-LIN-17-14 |
Registro, Control y Descripción |
Rutas de mensajería interna e externa |
| 52 |
SIGEDA-LIN-18-01 |
Selección y Eliminación de documentos |
Selección de documentos a través de la aplicación de tablas de retención documental |
| 53 |
SIGEDA-LIN-18-02 |
Selección y Eliminación de documentos |
Eliminación normada de documentos |
