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LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS

Todo Sistema de Gestión de Documentos y Archivos debe contar con cuatro aspectos fundamentales: el Sistema de Archivo, herramientas operativas, herramientas funcionales y herramientas normativas, de las cuales se derivan los lineamientos técnicos archivísticos que delimitan las metodologías, procesos y actividades archivísticas que se realizan en la organización.

El Departamento de Documentación, Información y Archivo de la Coordinación Administrativa de la Facultad de Ciencias de la UCV, ha realizado un estudio de funciones y herramientas funcionales del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos, para las cuales se proponen los siguientes lineamientos archivísticos:

Código

Proceso Archivístico

Lineamiento

1

SIGEDA-LIN-01-01

Almacenamiento e Instalación

Modelos de cajas especiales para el almacenamiento temporal y permanente de documentos

2

SIGEDA-LIN-01-02

Almacenamiento e Instalación

Modelos de carpetas especiales

3

SIGEDA-LIN-01-03

Almacenamiento e Instalación

Modelo de estanterías metálicas y archivos rodantes

4

SIGEDA-LIN-01-04

Almacenamiento e Instalación

Modelo de separadores metálicos

5

SIGEDA-LIN-01-05

Almacenamiento e Instalación

Elaboración y modelo de cinta PVC para la instalación de planos

6

SIGEDA-LIN-01-06

Almacenamiento e Instalación

Elaboración y modelo de etiquetas para biblioratos

7

SIGEDA-LIN-01-07

Almacenamiento e Instalación

Elaboración y modelo de etiqueta para expedientes de Recursos Humanos

8

SIGEDA-LIN-01-08

Almacenamiento e Instalación

Elaboración y modelo de etiquetas para comunicaciones oficiales (Correspondencia)

9

SIGEDA-LIN-01-09

Almacenamiento e Instalación

Elaboración y modelo de etiquetas para cajas inventariadas

10

SIGEDA-LIN-01-10

Almacenamiento e Instalación

Modelo de etiquetas para expedientes de convenios interinstitucionales

11 SIGEDA-LIN-01-11 Almacenamiento e Instalación Modelo de etiquetas para expedientes de documentos legales

11

SIGEDA-LIN-01-12

Almacenamiento e Instalación

Modelo de identificadores de archivo

12

SIGEDA-LIN-01-13

Almacenamiento e Instalación

Modelo de etiquetas para identificar cotas y etiquetas de documentos del Centro de Documentación Administrativa

13 SIGEDA-LIN-02-01

Análisis Documental y lenguajes controlados

Denominación de descriptores

14 SIGEDA-LIN-03-01

Asesorías Técnicas

Pautas para la realización de estudios diagnósticos archivísticos

15 SIGEDA-LIN-05-01

Automatización y Digitalización

Pautas para la digitalización de documentos

16 SIGEDA-LIN-05-02

Automatización y Digitalización

Parámetros para el establecimiento de metadatos de documentos de archivo

17

SIGEDA-LIN-07-01

Clasificación Documental

Clasificación de documentos de archivo

18

SIGEDA-LIN-08-01

Conservación y Preservación

Control de las condiciones ambientales y de seguridad de los espacios y depósitos de archivo

19

SIGEDA-LIN-08-02

Conservación y Preservación

Limpieza de documentos y espacios físicos de los archivos

20 SIGEDA-LIN-08-03

Conservación y Preservación

Equipos de protección para el personal que labora en los archivos

21 SIGEDA-LIN-08-04

Conservación y Preservación

Señalización de depósitos de documentos de archivo

22 SIGEDA-LIN-08-05

Conservación y Preservación

Equipos deshumificadores y purificadores de aire

23 SIGEDA-LIN-09-02

Control de la Gestión e Indicadores

Diseño y mantenimiento de indicadores de gestión

24 SIGEDA-LIN-11-01

Denominación, Identificación y Valoración de Series Documentales

Metodología para la denominación, identificación y valoración de series documentales

25 SIGEDA-LIN-13-01

Mejoramiento de los procesos y calidad

Levantamiento y registro de procesos

26 SIGEDA-LIN-13-02

Mejoramiento de los procesos y calidad

Simplificación de los procesos

27 SIGEDA-LIN-15-01

Ordenación Documental

Ordenación cronológica y alfanumérica de expedientes a partir de la aplicación del Cuadro de Clasificación en archivos de gestión

28 SIGEDA-LIN-15-02

Ordenación Documental

Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Docentes

29 SIGEDA-LIN-15-03

Ordenación Documental

Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Docentes (versión sencilla)

30 SIGEDA-LIN-15-04

Ordenación Documental

Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Profesionales, Administrativos, Técnicos, de Servicio y Obrero

31 SIGEDA-LIN-15-05

Ordenación Documental

Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Profesionales, Administrativos, Técnicos, de Servicio y Obrero(versión sencilla)

32 SIGEDA-LIN-15-06

Ordenación Documental

Ordenación alfanumérica de expedientes de Recursos Humanos

33 SIGEDA-LIN-15-07

Ordenación Documental

Ordenación alfanumérica de Planos

34 SIGEDA-LIN-15-08

Ordenación Documental

Ordenación numérica de cajas transferidas al archivo central

35 SIGEDA-LIN-15-09

Ordenación Documental

Ordenación cronológica y numérica de expedientes y documentos administrativos y presupuestarios

36 SIGEDA-LIN-16-01

Políticas Institucionales de Información

Políticas de Archivo de la Universidad Central de Venezuela

37 SIGEDA-LIN-16-02

Políticas Institucionales de Información

Políticas de gestión de documentos de la Facultad de Ciencias de la UCV

38 SIGEDA-LIN-17-01

Registro, Control y Descripción

Transferencia de documentos instalados en cajas al Archivo General

39 SIGEDA-LIN-17-02

Registro, Control y Descripción

Recepción de documentos instalados en cajas transferidos al Archivo General

40 SIGEDA-LIN-17-03

Registro, Control y Descripción

Transcripción de datos en inventario de cajas transferidas al Archivo General

41 SIGEDA-LIN-17-04

Registro, Control y Descripción

Transcripción de datos en registro de cajas transferidas al Archivo General

42 SIGEDA-LIN-17-05

Registro, Control y Descripción

Transcripción de datos en inventario de expedientes de Recursos Humanos

43 SIGEDA-LIN-17-06

Registro, Control y Descripción

Transcripción de datos en inventario de documentos y expedientes administrativos y presupuestarios

44 SIGEDA-LIN-17-07

Registro, Control y Descripción

Transcripción de datos en inventario del Centro de Documentación Administrativa

45 SIGEDA-LIN-17-08

Registro, Control y Descripción

Transcripción de datos en inventario de planos

46 SIGEDA-LIN-17-09

Registro, Control y Descripción

Calendario de transferencias documentales

47 SIGEDA-LIN-17-10

Registro, Control y Descripción

Transcripción de datos en registro único de entrada y salida de comunicaciones oficiales

48 SIGEDA-LIN-17-11

Registro, Control y Descripción

Siglas de unidades administrativas para el control documental

49 SIGEDA-LIN-17-12

Registro, Control y Descripción

Embalaje de documentos

50 SIGEDA-LIN-17-13

Registro, Control y Descripción

Sellos del Departamento de Documentación, Información y Archivo

51 SIGEDA-LIN-17-14

Registro, Control y Descripción

Rutas de mensajería interna e externa

52 SIGEDA-LIN-18-01

Selección y Eliminación de documentos

Selección de documentos a través de la aplicación de tablas de retención documental

53 SIGEDA-LIN-18-02

Selección y Eliminación de documentos

Eliminación normada de documentos

LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS EN FORMATO VIEJO

 

PROCESO ARCHIVÍSTICO

LINEAMIENTO

1

Normalización de Tipologías Documentales

Manual de Identidad e Imagen

2

Normalización de tipologías documentales

Catálogos de Documentos Normalizados

3

Producción

Siglas de las dependencias de la Facultad de Ciencias

4

Registro y control de documentos

Guía de despacho de comunicaciones oficiales

5

Clasificación

Cuadro de Clasificación Funcional Unificado

6

Ordenación

Ordenación de Documentos en Expedientes de Recursos Humanos

7

Ordenación

Elaboración y Colocación de Etiquetas en los Expedientes de Recursos Humanos

8

Ordenación

Elaboración y Colocación de Etiquetas de Documentos Administrativos, Legislaciones, Convenios y Biblioratos

9

Ordenación

Distribución de documentos en las partes de los Expedientes de Recursos Humanos

10

Ordenación

Elaboración y Colocación de Etiquetas de Cajas

11

Ordenación

Elaboración y Colocación de Etiquetas para Planos

12

Instalación

Modelos de Carpetas Especiales

13

Instalación

Modelos de Cajas

14

Instalación

Modelo de Cinta para la Instalación de Planos

15

Preservación

Procedimiento de Limpieza de Documentos y Espacios Físicos de los archivos

16

Análisis documental

Tesauro Archivístico

17

Indización

Parámetros para el establecimiento de metadatos de documentos de archivo

18

Evaluación

Pautas para la realización de estudios diagnósticos archivísticos

19

Identificación y Valoración

Metodología para la denominación, identificación y valoración de series documentales

20

Identificación y Valoración

Ficha para la Denominación, Identificación y Valoración de series documentales

21

Selección

Tablas de Retención Documental

22

Transferencia

Registro de Transferencia de Expedientes Instalados en Cajas

23

Transferencia

Registro de Transferencia de Documentos para ser Ordenados en Expedientes de Recursos Humanos

24

Descripción

Formato de Inventario de Fondos

25

Eliminación

Formato Acta de Eliminación de Documentos

26

Registro y control

Formatos de Préstamo de Documentos

27

Control de la Gestión

Indicadores de Gestión

28

Control de la Gestión

Esquema de funciones del personal del Departamento de Documentación, Información y Archivo. (Flujo de información, servicios y resolución de trámites administrativos)

29

Comunicación

Cuadro de Interlocutores

30

Digitalización

Pautas para la digitalización de documentos

CÓDIGOS DE LOS LINEAMIENTOS

Codigo Función o Herramienta Funcional
01

Almacenamiento e Instalación

02 Análisis Documental y Leguajes Controlados
03 Asesorías Técnicas
04 Atención al Público
05 Automatización y Digitalización
06 Capacitación de Personal
07 Clasificación Documental
08 Conservación y Preservación
09 Control de la Gestión e Indicadores
10 Cooperación
11 Denominación, Identificación y Valoración de Series Documentales
12 Difusión e Imagen
13 Mejoramiento de los Procesos y Calidad
14 Normalización de Tipos Documentales
15 Ordenación Documental
16 Políticas Institucionales de Información
17 Registro, Control y Descripción
18 Selección y Eliminación de Documentos

 

 

 
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