Todo Sistema de Gestión de Documentos y Archivos debe contar con cuatro aspectos fundamentales: el Sistema de Archivo, herramientas operativas, herramientas funcionales y herramientas normativas, de las cuales se derivan los lineamientos técnicos archivísticos que delimitan las metodologías, procesos y actividades archivísticas que se realizan en la organización.
El Departamento de Documentación, Información y Archivo de la Coordinación Administrativa de la Facultad de Ciencias de la UCV, ha realizado un estudio de funciones y herramientas funcionales del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos, para las cuales se proponen los siguientes lineamientos archivísticos:
|
Proceso Archivístico |
Lineamiento |
1 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelos de cajas especiales para el almacenamiento temporal y permanente de documentos
|
2 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelos de carpetas especiales |
3 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de estanterías metálicas y archivos rodantes |
4 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de separadores metálicos |
5 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de cinta PVC para la instalación de planos |
6 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de etiquetas para biblioratos |
7 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de etiqueta para expedientes de Recursos Humanos |
8 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de etiquetas para comunicaciones oficiales (Correspondencia) |
9 |
Almacenamiento e Instalación |
Elaboración y modelo de etiquetas para cajas inventariadas |
10 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de etiquetas para expedientes de convenios interinstitucionales y documentos legales |
11 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de identificadores de archivo |
12 |
Almacenamiento e Instalación |
Modelo de etiquetas para identificar cotas de documentos del Centro de Documentación Administrativa |
13 |
Registro, Control y Descripción |
Transferencia de documentos instalados en cajas al Archivo General |
14 |
Registro, Control y Descripción |
Recepción de documentos instalados en cajas transferidos al Archivo General |
15 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario de cajas transferidas al Archivo General |
16 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en registro de cajas transferidas al Archivo General |
17 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario de expedientes de Recursos Humanos |
18 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario de documentos y expedientes administrativos y presupuestarios |
19 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario del Centro de Documentación Administrativa |
20 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en inventario de planos |
21 |
Registro, Control y Descripción |
Calendario de transferencias documentales |
22 |
Registro, Control y Descripción |
Transcripción de datos en registro único de entrada y salida de comunicaciones oficiales |
23 |
Registro, Control y Descripción |
Siglas de unidades administrativas para el control documental |
24 |
Registro, Control y Descripción |
Embalaje de documentos |
25 |
Registro, Control y Descripción |
Sellos del Departamento de Documentación, Información y Archivo |
26 |
Registro, Control y Descripción |
Rutas de mensajería interna e externa |
27 |
Registro, Control y Descripción |
Denominación de descriptores |
28 |
Denominación, Identificación y Valoración de Series Documentales |
Metodología para la denominación, identificación y valoración de series documentales |
29 |
Selección y Eliminación de documentos |
Selección de documentos a través de la aplicación de tablas de retención documental |
30 |
Selección y Eliminación de documentos |
Eliminación normada de documentos |
31 |
Clasificación Documental |
Clasificación de documentos de archivo |
32 |
Ordenación Documental |
Ordenación cronológica y alfanumérica de expedientes a partir de la aplicación del Cuadro de Clasificación en archivos de gestión |
33 |
Ordenación Documental |
Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Docentes |
| 34 |
Ordenación Documental |
Distribución de documentos en las partes de los expedientes de Recursos Humanos Profesionales, Administrativos, Técnicos, de Servicio y Obrero |
34 |
Ordenación Documental |
Ordenación Cronológica de documentos en expedientes de Recursos Humanos |
35 |
Ordenación Documental |
Ordenación alfanumérica de expedientes de Recursos Humanos |
36 |
Ordenación Documental |
Ordenación alfanumérica de Planos |
37 |
Ordenación Documental |
Ordenación numérica de cajas transferidas al archivo central |
38 |
Ordenación Documental |
Ordenación cronológica y numérica de expedientes y documentos administrativos y presupuestarios |
39 |
Conservación y Preservación |
Control de las condiciones ambientales y de seguridad de los espacios y depósitos de archivo |
40 |
Conservación y Preservación |
Limpieza de documentos y espacios físicos de los archivos |
41 |
Conservación y Preservación |
Equipos de protección para el personal que labora en los archivos |
42 |
Conservación y Preservación |
Señalización de depósitos de documentos de archivo |
43 |
Conservación y Preservación |
Equipos deshumificadores y purificadores de aire |
44 |
Políticas Institucionales de Información |
Políticas de Archivo de la Universidad Central de Venezuela |
45 |
Políticas Institucionales de Información |
Políticas de gestión de documentos de la Facultad de Ciencias de la UCV |
46 |
Asesorías Técnicas |
Pautas para la realización de estudios diagnósticos archivísticos |
47 |
Mejoramiento de los procesos |
Levantamiento y registro de procesos |
48 |
Mejoramiento de los procesos |
Simplificación de los procesos |
49 |
Control de la Gestión |
Diseño y mantenimiento de indicadores de gestión |
50 |
Digitalización |
Pautas para la digitalización de documentos |
51 |
Digitalización |
Parámetros para el establecimiento de metadatos de documentos de archivo |
