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Departamentos Administrativos: Documentación, Información y Archivo (CEDIA)  


 
   
Unidad de Mensajería y Registro de Documentos
 
   

Misión:

Recibir, radicar, registrar, distribuir y brindar el servicio de información y mensajería sobre todas las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas a la Facultad de Ciencias, vigilando que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad, eficiencia y orden consecutivo, con arreglo a los procedimientos institucionales establecidos y el cumplimiento del marco legal nacional e institucional.

Visión:

Ser una unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, cumpliendo con las fases de producción y/o recepción, trámite, distribución y consulta del Programa de Gestión Documental implementado en el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos (SIGEDA) de la Facultad de Ciencias.

Funciones:

  • Recibir, radicar, registrar y distribuir las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas en la Facultad de Ciencias, con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno
  • Brindar un eficiente, eficaz, efectivo y confiable servicio de mensajería, recepción y envío de comunicaciones oficiales
  • Brindar un eficiente servicio de información a la comunidad de la Facultad, dentro de la debida reserva y confidencialidad de la documentación e información que se maneja
  • Proponer y simplificar los procedimientos administrativos referidos a la producción, registro, recepción y envío de correspondencia, con el objeto de mejorar la eficiencia institucional
  • Incentivar el uso de las nuevas tecnologías a fin de modernizar y agilizar los procesos
  • Prestar asesoría en materia de administración de comunicaciones oficiales a la dependencias de la Facultad de Ciencias que lo requieran
  • Atender con prioridad a menores de edad, discapacitados y adultos mayores que acudan a la unidad con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de su requerimiento
  • Cumplir con el marco legal nacional e institucional en las áreas de su competencia, sin llegar a confundirse con las labores propias del archivo

 

Estado Deseado: 
    • Contar con los espacios físicos, recursos tecnológicos, materiales, suministros necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna-externa, fax y digitalización, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por la comunidad
    • Contar con personal suficiente, debidamente capacitado y comprometido para el cumplimiento de sus funciones
    • Contar con procesos levantados, simplificados y documentados de toda la Facultad de Ciencias y de la unidad misma
    • Contar con tipologías documentales normalizadas para toda la Facultad de Ciencias

     

    Descargue el proyecto de creación de esta unidad:


    Servicios:

    • Atención al usuario
    • Atención a consultas sobre el estado de trámites registrados
    • Mensajería interna
      • Dependencias de la Facultad de Ciencias
      • Dependencias de la UCV
    • Mensajería externa
    • Préstamo de documentos

    Horario de reparto y recepción de correspondencia:

    • De 8:00 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m. a 4:00 p.m.
    • Horario de reparto y distribución (Ronda de mensajeros):
      • Mañana: Inicio 9:00 a.m.
      • Tarde: Inicio 2:00 p.m.
    • Ubicación: Pasillo de Aulas, Antigua sede de la Libreria de OBE
    • Teléfono provisional: 605.11.73
    • Teléfono oficial: 605.16.77 (En mantenimiento)

    Formatos:

     

    PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA



    Sobre los servicios de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos

    Toda la comunidad de la Facultad de Ciencias deberá utilizar el servicio de mensajería, para enviar, recibir y distribuir comunicaciones oficiales, por lo tanto ningún funcionario o usuario, deberá consignar de forma personal documentos, o establecer y/o utilizar servicios paralelos de mensajería interna, ya que estas actividades traen consigo el uso de recursos extras a los dispuestos oficialmente y a la generación de problemas de comunicación y seguimiento de los procesos. Es importante la colaboración de todos los miembros de la comunidad, inclusive en la recomendación de soluciones para la mejora de problemas puntuales de recepción y distribución de las comunicaciones oficiales.

    Sobre la elaboración y uso de copias de las comunicaciones, memorándums internos para la remisión de documentos vía mensajería y fax

    • Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán mínimo en original y máximo dos (02) copias, dependiendo del trámite y el procedimiento a seguir. Lo ideal es que se produzca:

      • Un (01) original con sus anexos a ser remitido al destinatario
      • Una (01) copia del documento principal sin anexos, enviada junto con el documento original para que sea firmado y sellado como acuse de recibido del documento por parte del destinatario. Esta copia se conservará en el consecutivo y/o numérico de la dependencia remitente
      • Una (01) copia con todos los anexos, que será organizada en el expediente administrativo del archivo de la dependencia remitente
      • Con este sistema se garantiza la existencia de un archivo en cada dependencia, a la vez que se establecen medidas de control de todos los documentos que se envían. Utilizando este procedimiento se deja de producir los memorándums internos de envío de correspondencia.
      • Toda comunicación que de respuesta a otra, debe incluir en la introducción o saludo, los datos del número del documento y fecha del que se le está dando la respuesta.

      • Sobre las comunicaciones vía fax. Las mismas deberían centralizarse en la Unidad de Mensajería y Registro, ingresando cada fax, dándole tratamiento de documentos externos recibidos. Siendo este el caso, no se requerirían equipos de fax en las dependencias. El que las dependencias no se manejen por esta norma, trae como consecuencia que estos documentos recibidos no se controlen, registren y radiquen.

       

      Sobre los métodos de control de los documentos enviados por las distintas dependencias de la Facultad

      La Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deberá elaborará una lista de siglas básicas para que sean utilizadas por las distintas dependencias de la Facultad para sus números internos de control, pudiendo agregarle o combinarle al código propuesto, otros códigos de control interno. Pueden establecerse diferentes controles de documentos, tanto para memorándums, oficios, requisiciones, circulares enviados, entre otros, pero deberá mantenerse siempre las mismas siglas básicas. En este sentido, se proponen las siguientes siglas:

      Dependencia/Oficina

      Siglas

      Decanato

      DEC

      Consejo de Facultad

      CF

      Coordinación Académica

      CACAD

      Coordinación de Investigación

      CINV

      Coordinación de Extensión

      CEXT

      Coordinación de Postgrado

      CPOST

      Coordinación Administrativa

      CADM

      Escuela de Biología

      EB

      Escuela de Computación

      EC

      Escuela de Matemática

      EM

      Escuela de Física

      EF

      Escuela de Química

      EQ

      Instituto de Biología Experimental

      IBE

      Instituto de Zoología y Ecología Tropical

      IZET

      Instituto de Ciencia y Tecnología de Alimentos

      ICTA

      Instituto de Ciencias de la Tierra

      ICT

      Postgrado en Biología Celular

      PGBC

      Postgrado en Botánica

      PGBOT

      Postgrado en Zoología

      PGZOO

      Postgrado en Ecología

      PGECO

      Postgrado en Ciencia y Tecnología de Alimentos

      PGCTA

      Postgrado en Computación

      PGCOM

      Postgrado en Geoquímica

      PGGEO

      Postgrado en Instrumentación

      PGINST

      Postgrado en Matemática

      PGMAT

      Postgrado en Modelos Aleatorios

      PGMA

      Postgrado en Física

      PGFIS

      Postgrado en Física Médica

      PGFM

      Postgrado en Química

      PGQUIM

      Departamento de Administración

      DADM

      Departamento de Presupuesto

      DPRES

      Departamento de Recursos Humanos

      DRRHH

      Departamento de Documentación, Información y Archivo

      DDIA

      Departamento de Ingeniería y Mantenimiento

      DDIM

      División de Control de Estudios

      CE

      Biblioteca Alonso Gamero

      BAG

      Unidad de Promoción, Selección y Admisión

      UPSA

      Unidad de Servicio Comunitario

      USC

      Centro de Microscopía Electrónica

      CME

      Fundación Amigos de la Facultad de Ciencias

      FAFC

      Coral de la Facultad de Ciencias

      CFC

      Oficina de Apoyo al Investigador

      OAI

      Unidad de Asesoría Jurídica

      UAJ

      Organización de Bienestar Estudiantil

      OBE

      Unidad de Orientación

      UOR

      Bolsa del Libro

      BL

      Centro de Computación

      CC

      Unidad de Mensajería y Registro de Documentos

      UMRD

      Sobre el envío de comunicaciones oficiales: GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES

      Para el envío o despacho de documentos oficiales a través del servicio de mensajería, todas las dependencias de la Facultad deberán utilizar la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES, la cual fue diseñada en Excel utilizando opciones de lista pre-diseñadas a objeto de optimizar los tiempos en la transcripción de la información.

      Descargas

      Guía de Despacho de Comunicaciones Oficiales

      Especificaciones de la Guía de Despacho de Comunicaciones Oficiales

       

      Este formato tiene por objeto

      • Registrar la información básica de los documentos a ser enviados vía mensajería por todas las dependencias de la Facultad de Ciencias
      • Servir de respaldo de la ejecución eficiente, eficaz y efectiva de las labores de mensajería y distribución de documentos
      • Normalizar el uso de una misma forma de enviar y controlar los documentos que se remiten por la mensajería, eliminando el uso de memos internos.

      Todas las dependencias de la Facultad que requieran enviar documentos a través de la UMRD deberán utilizar este formato, a ser llenado de forma electrónica o manual, e imprimirlo en original y una copia. La original deberá ser entregada a los mensajeros con el lote de documentos y la copia deberá ser firmada por los mensajeros como constancia que retiró las comunicaciones oficiales para su distribución y conservada por la oficina productora.

      Es de la responsabilidad tanto de los funcionarios que envíen documentos vía mensajería como de los mensajeros, el verificar que los documentos que se encuentran reseñados en este formato, se presenten en físico en el lote de documentos a ser distribuidos.

      Con la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES, se dejarían de producir los memorándums internos de envío de correspondencia, ahorrado de esta forma presupuesto, normalizando la producción documental y la consolidación y organización de archivos de gestión.


      Sobre el REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OFICIALES


      La Unidad de Mensajería y Registro de Documentos llevará de forma permanente un REGISTRO UNICO Y CENTRALIZADO de los documentos, enviados, recibidos y tramitados por la Facultad de Ciencias, reseñando datos tales como: número de radicación, fecha y hora de recibido, tipo de documento, fecha de elaboración del documento, número correlativo o de control de la dependencia productora, remitente (persona y/o entidad que envía), destinatario (persona y/o entidad), el asunto que trata, cantidad y clase de anexos que lo acompañan, tipo de empaque y ruta de de mensajero, entre otros. La vigencia de todo trámite administrativo, comienza en el momento en que el (los) documento(s) son radicado(s) en la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos.

      Este registro, utiliza opciones de lista pre-diseñadas a objeto de optimizar los tiempos en la transcripción de la información que viene registrada en la Guía de Despacho de Comunicaciones Oficiales. Se diseñó utilizando el programa Excel.

      Se están adelantando gestiones para automatizar el proceso de registro y seguimiento de trazas documentales a través de un Sistema de Gestión Electrónica, con ello se podrá preparar un reporte de las hojas de ruta de mensajeros, en las cuales la información de los documentos enviados por las distintas dependencias se agrupen por dichas rutas, pudiendo distribuir las comunicaciones oficiales de forma rápida y eficiente. De igual  forma, el sistema facilitará la visualización de los tiempos de envío, recepción y distribución de documentos, permitiendo establecer estrategias de mejora del servicio, garantizando que los datos de los documentos producidos queden almacenados en el sistema para su uso en otros sistemas de información, así como para su seguimiento a través de la traza que deja el documento por su tramitación durante la ejecución del proceso administrativo.

      Todo documento producido, enviado, recibido y tramitado en la Facultad de Ciencias deberá estar asentado en este registro, a fin de garantizar la transparencia de las actividades que se realizan, a la vez de dar cumplimiento a la legislación nacional vigente en esta materia, especificada en el punto 3.4 del presente documento.

      Sobre el Radicado de Documentos

      El RADICADO, consiste en consignar sobre el documento datos importantes en un lugar que no afecte el texto original, tales como: número consecutivo de radicación, fecha y hora de llegada del documento, dependencia a la cual se direcciona. Esta información tiene por objeto garantizar que todos los documentos posean un número de control que permita su ubicación durante la realización de los trámites o su búsqueda en los registros de correspondencia para fines de ubicación de datos y referencia documental. Este número de control o de radicación es colocado a los documentos a medida que se van ingresando los datos en el REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICINALES. Es importante garantizar que exista un estricto control en el orden consecutivo de la radicación de los documentos, ya sea por medios mecánicos, manuales o electrónicos. No debe confundirse el número de radicación de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos, con el número de control o consecutivo de las dependencias productoras de los documentos. Cada año inicia con un número de radicación que comienza en el 001 más el año en curso. Ejemplo: 001-2010.

      Sobre las Rutas de Mensajería

      • Cada dependencia administrativa incluida en la ruta de mensajeros se encargará de centralizar el control de la recepción y envío de la correspondencia de las demás unidades orgánicamente adscritas
      • Los mensajeros pasarán por cada una de las dependencias de las rutas en el orden establecido, dos veces por día, una en la mañana y otra en la tarde, iniciando el recorrido a las 9:00 a.m. y a las 2:00 p.m. respectivamente
      • Se han establecido seis (06) rutas de mensajería, las cuales pueden ajustarse de acuerdo a las necesidades de distribución y recolección de documentos

      Rutas de mensajería interna:

      ZONA

      DEPENDENCIAS A VISITAR

      RESPONSABLE

      1

      Departamento de Documentación, Información y Archivo Departamento de Recursos Humanos
      Coordinación Académica
      Decanato
      Consejo de Facultad
      Departamento de Administración
      Departamento de Presupuesto
      Fundación de Amigos de la Facultad de Ciencias

      Roberto Carpio

      2

      Coordinación Administrativa
      Departamento de Ingeniería y Mantenimiento
      Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas
      Coordinación de Investigación
      Coordinación de Extensión

      Roberto Carpio

      3

      Dirección de la Escuela de Biología
      Centro de Microscopía Electrónica
      Unidad de Idiomas
      Dirección de la Escuela de Química
      Biblioteca Alonso Gamero
      Bolsa del Libro
      Coral de la Facultad de Ciencias
      Consultoría Jurídica
      Unidad de Promoción, Selección y Admisión
      Unidad de Servicio Comunitario
      Unidad de Orientación
      Organización de Bienestar Estudiantil
      Control de Estudios
      Dirección de la Escuela de Computación
      Centro de Computación
      Oficina de Apoyo al Investigador
      Dirección de la Escuela de Matemática
      Departamento de Matemática
      Dirección de la Escuela de Física
      Dirección del Instituto de Zoología y Ecología Tropical
      Dirección del Instituto de Ciencias de la Tierra

      Jesús Canda

      4

      Coordinación de Postgrado
      Postgrado en Ecología
      Postgrado en Zoología
      Postgrado en Computación
      Postgrado en Física
      Postgrado en Física Médica
      Postgrado en Instrumentación
      Postgrado en Geoquímica
      Postgrado en Matemática
      Postgrado en Modelos Aleatorios
      Postgrado en Química

      Valdemar Martínez

       

      Rutas de mensajería externa:

       

      ZONA

      DEPENDENCIAS A VISITAR

      RESPONSABLE

      5

      Dependencias Centrales y Facultades de la UCV (Campus UCV)

      Roberto Carpio

      ZONA

      DEPENDENCIAS A VISITAR

      RESPONSABLE

      6

      • Instituto de Biología Experimental
      • Postgrado en Biología Celular
      • Postgrado en Botánica
      • Instituto de Ciencia y Tecnología de Alimentos
      • Postgrado en Ciencia y Tecnología de Alimentos
      • Dependencias ubicadas en el Centro Comercial Los Chaguaramos:
        • Consejo de Estudios de Postgrado
        • Dirección de Asistencia y Seguridad Social
        • Comisión Clasificadora Central
        • Comisión de Reválidas y Equivalencias
        • Seguro de empleados UCV
        • Dependencias de la Facultad de Humanidades y Educación y Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
      • Consejo de Desarrollo Científico y Humanístico y Comisión Electoral (La Floresta)
      • Jardín Botánico
      • Empresas públicas y privadas externas al campus UCV

      Domingo Hernández

        • Los mensajeros trabajarán con sus rutas en forma de red, gestionando adecuadamente los documentos que son enviados y recibidos para las rutas que le han sido asignadas. Ejemplo 1: Si el Postgrado en Zoología desea enviar documentos al Postgrado en Biología Celular, el mensajero de la Ruta 4, encargado de la mensajería de los postgrados, retirará de la oficina del Postgrado en Zoología los documentos a ser enviados y correctamente incluidos en la Guía de Despacho de Comunicaciones Oficiales, los llevará a la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos, donde la recepcionista los cotejará, revisará y radicará, asignándole la remisión a través de la ruta de mensajero externo (Ruta 6), el cual llevará estos documentos al Postgrado en Biología Celular. Ejemplo 2: Si el Decanato desea remitir documentos a la Escuela de Química, el mensajero encargado de la Ruta 1 que incluye el Decanato, retirará los documentos de esta dependencia correctamente incluidos en la Guía de Despacho de Comunicaciones Oficiales y los llevará a la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos, en donde se cotejarán, revisarán y radicarán, reenviando los documentos a la Ruta 3 que incluye la Escuela de Química.

        • Los mensajeros distribuirán los documentos oficiales utilizando el formato HOJAS DE RUTA, así como otros formularios, elaborados para la remisión de documentos especiales, tales como: movimientos de personal, circulares, requisiciones de compra, órdenes de pago, viáticos, caja chica y búsqueda de firmas autorizadas. Utilizando el programa Excel, la recepcionista de la UMRD realiza una selección  de todos los documentos a ser enviados por rutas dos veces al día (mañana y tarde) e imprime la hoja de ruta, con el objeto que el mensajero pueda ordenar y consignar los documentos de acuerdo al orden previamente establecido en las rutas de mensajería. Este formato sirve para que los destinatarios firmen la recepción de los documentos originales, y a la vez para que el remitente firme la recepción de la copia del documento recibido por parte del destinatario. Registrando de esta manera todo el proceso de mensajería realizado. La Hoja de Ruta incluye los datos principales del Registro de Comunicaciones Oficiales.


        Sobre la distribución de documentos urgentes

        Si una dependencia requiere del envío de alguna documentación oficial de forma realmente urgente, puede llevar la misma personalmente a la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos (UMRD), a fin de solventar su envío de la forma más inmediata, dentro de las posibilidades de personal y de horario de trabajo.

        Resulta importante redefinir lo que realmente es un documento urgente por tramitar, ya que la distribución de documentos urgentes atrasa el envío de los documentos corrientes que se encuentran consecutivamente por distribuir, en estos casos, no existen mensajeros para envío de documentos urgentes, en virtud que se utilizan los mismos mensajeros, sólo que han de dejar de distribuir documentos corrientes por atender los urgentes. Por lo que los documentos urgentes se envían y distribuyen y los corrientes se hacen urgentes en virtud que no se han procesado.

        En este sentido, la UMRD registra, radica y distribuye los documentos en el estricto orden consecutivo de llegada, y sólo se procesan los documentos que se consideren realmente urgentes luego de una justificación razonada del caso.

        Sobre la recepción, cotejo y selección de comunicaciones oficiales

        • La Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deberá recibir las comunicaciones que conciernen a las competencias de la Facultad de Ciencias, en caso que no se relacionen, se devolverán al respectivo destinatario
        • Las comunicaciones que recibe la Facultad se someterán a un proceso de selección antes de oficializar su recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter institucional (oficial) o personal, o si amerita su registro y radicación. Los documentos de carácter oficial se asentarán en el Registro y Control de Comunicaciones Oficiales
        • Las comunicaciones de carácter privado o personal no deberán abrirse y se registrarán en un formato de control (Registro y Control de Comunicaciones Personales) distinto al de la comunicaciones oficiales
        • Las publicaciones (libros, revistas, folletos, trípticos, publicidad, etc.) no deberán radicarse en el registro de comunicaciones oficiales, por lo que se deberá llevar un registro a parte para este tipo de documentos (Registro y Control de Publicaciones)
        • Se le dará prioridad a los siguientes trámites: Solicitudes de compra o pago de servicio por requisición de compra, movimientos de personal, solicitudes de firmas autorizadas, pagos de nómina, solicitud de viáticos, remisiones de trámites a las Direcciones de Presupuesto, Administración y Recursos Humanos, inclusión de puntos para la reuniones del Consejo de Facultad, entre otros.

        Sobre la eficiencia del servicio de mensajería

        • Se deberá atender con prioridad menores de edad, incapacitados y adultos mayores que acudan a la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos con el fin de entregar y radicar comunicaciones, o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento
        • El personal de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deber guardar en estricta reserva o confidencialidad, sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
        • El personal de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deberá prestar asesoría en materia de administración de comunicaciones oficiales a las dependencias que requieran
        • Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la facultad establecerá en los manuales de procedimientos, la manera de elaborar, oficios, cartas, memorándums y otros, teniendo en cuenta las normas existentes.
        • Resulta importante para la adecuada realización del servicio de mensajería, el levantamiento, registro y simplificación de los procesos, ya que esta actividad apoyará la adecuada distribución de los documentos siguiendo el flujo de los procesos

         

        Sobre la automatización del proceso de distribución y registro de documentos

        Se está trabajando en la adquisición o diseño de un Sistema Automatizado de Registro y Control de Documentos, el cual permita realizar estas actividades de forma automatizada, utilizando las bondades de la red de la cual dispone la Facultad de Ciencias. Este sistema facilitará las actividades internas de la UMRD, pero mantendrá vigente las actividades inherentes a la transcripción de los datos de los documentos a ser enviados a través del servicio de mensajería por parte de las oficinas productoras de los documentos.


        Agradecemos la colaboración que puedan prestar al personal de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos, quienes con mística de trabajo están laborando para prestarles un renovado servicio de distribución y control de documentos. Cualquier consulta o duda que posean en torno a los procesos implantados o recomendaciones que quieran realizar para su mejora agradecemos la hagan llegan a través del correo arcangel.sanchez@ciens.ucv.ve

 
 
   
   

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